Devapo KSeF Integrator: Przewodnik Użytkownika

Celowo zdecydowaliśmy, aby pierwsze uruchomienie odbywało się przy asyście naszego zespołu. To nie jest ograniczenie, lecz świadoma decyzja, gwarantująca Państwu komfort i pewność działania. Proces wygląda następująco:

Po zakończeniu wdrożenia otrzymają Państwo dwa rodzaje danych dostępowych:

Po pierwszym zalogowaniu zobaczą Państwo nasz główny pulpit nawigacyjny. Został on zaprojektowany z myślą o przejrzystości i łatwości dostępu do kluczowych modułów.

To Państwa centrum dowodzenia, z którego mogą Państwo zarządzać całym procesem fakturowania w KSeF.

W tradycyjnym obiegu to kanał dostarczenia faktury (np. e-mail od konkretnej osoby) często determinował jej dalszą ścieżkę. W KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego "worka". Nasz mechanizm kategoryzacji pozwala przywrócić ten utracony kontekst. Dzięki niemu mogą Państwo automatycznie na przykład:

Takie wstępne sortowanie to potężne ułatwienie dla procesów akceptacji, dekretacji i obiegu dokumentów w Państwa firmie.

W aplikacji webowej, w sekcji Ustawienia, znajdą Państwo prosty w obsłudze edytor reguł, oparty o logikę tabeli decyzyjnej (DMN). Nie wymaga to umiejętności programowania. Wystarczy zdefiniować warunki i kategorie, które mają być przypisane.

Można na przykład stworzyć prostą listę zaufanych kontrahentów:

Albo zbudować bardziej zaawansowaną logikę, która uwzględnia zarówno dostawcę, jak i kwotę faktury:

Nasz system pozwala na elastyczne łączenie reguł. Oznacza to, że jedna faktura może zostać przypisana do wielu kategorii (np. departament-it i dyrektor-finansowy), co daje Państwu pełną swobodę w modelowaniu logiki biznesowej.

Jednym z parametrów (globalnym) reguł kategoryzacji jest algorytm dobierania "trafień" w tabeli decyzyjnej. Mamy do wyboru 3 algorytmy:

Zarządzanie regułami jest również w pełni dostępne poprzez nasze API. Pozwala to na automatyzację konfiguracji lub integrację z zewnętrznymi systemami zarządzania regułami.

W planie Standard domyślnie skonfigurowane jest jedno, najważniejsze powiadomienie: codziennie rano na wskazany adres e-mail wysyłane jest podsumowanie wszystkich faktur kosztowych, które pojawiły się w systemie poprzedniego dnia. To proste rozwiązanie zapewnia, że nic Państwu nie umknie.

W wyższych planach zyskują Państwo pełną kontrolę nad systemem powiadomień. W aplikacji webowej mogą Państwo zdefiniować wiele różnych powiadomień, z których każde składa się z trzech elementów:

Połączenie mechanizmu kategoryzacji i elastycznych powiadomień tworzy potężne narzędzie do automatyzacji. Mogą Państwo na przykład skonfigurować regułę, która faktury poniżej pewnej kwoty od zaufanych dostawców automatycznie przesyła do systemu księgowego (przez SFTP lub webhook), a te o wysokiej wartości wysyła e-mailem w formie PDF do akceptacji dyrektora finansowego. To pierwszy, ważny krok w kierunku w pełni cyfrowego obiegu dokumentów kosztowych.

Konfiguracja powiadomień jest w pełni dostępna przez API, co umożliwia jej automatyzację i zarządzanie na dużą skalę.

W aplikacji webowej mogą Państwo łatwo utworzyć nową fakturę, wypełniając przejrzysty formularz. Kluczowa funkcja pojawia się w momencie zapisu: nasz system przeprowadza walidację pre-send. Oznacza to, że sprawdzamy Państwa fakturę pod kątem zgodności z wymogami KSeF zanim zostanie ona wysłana. Jeśli wykryjemy błąd (np. brakujący NIP, nieprawidłowy format daty), otrzymają Państwo jasny, zrozumiały komunikat wskazujący, co należy poprawić. To nasza tarcza ochronna przed odrzuceniami z KSeF.

Gdy wersja robocza jest gotowa i poprawna, wystarczy jedno kliknięcie – "Wyślij do KSeF". Nasza platforma zajmuje się całą komunikacją z systemem ministerstwa. Po pomyślnym przyjęciu faktury, automatycznie pobieramy i przechowujemy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Jest ono trwale powiązane z fakturą w naszym systemie i stanowi niepodważalny dowód jej prawidłowego złożenia.

Proces tworzenia i wysyłki faktur jest w pełni obsługiwany przez nasze API.

Proces rozpoczyna się od przygotowania danych w prostym pliku CSV lub Excel, zgodnie z dostarczonym przez nas szablonem. Mogą Państwo w ten sposób przygotować dowolną liczbę faktur, które mają zostać wysłane.

W aplikacji webowej przechodzą Państwo do sekcji "Przetwarzanie Wsadowe". Wystarczy załadować przygotowany plik, a następnie uruchomić zadanie. Na ekranie pojawi się pulpit monitorujący, na którym w czasie rzeczywistym mogą Państwo śledzić postęp – ile faktur zostało już wysłanych, ile zakończyło się sukcesem, a ile ewentualnie napotkało na błędy (które zostaną szczegółowo zaraportowane).

Proces wsadowy, choć w interfejsie użytkownika wygląda na jedną, prostą operację, w API jest realizowany jako sekwencja wywołań, co daje pełną kontrolę programistyczną.

Zamiast zmuszać Państwa do pamiętania o wszystkich niuansach, oferujemy "Kreator Faktur Korygujących". Wystarczy wskazać fakturę, którą chcą Państwo skorygować, a nasz system automatycznie zaczyta jej dane i poprowadzi Państwa krok po kroku przez proces wprowadzania zmian.

Szczególnie przydatne jest to w przypadku korekty błędnego NIP-u nabywcy. Zgodnie z wytycznymi, wymaga to dwóch operacji: wystawienia korekty "do zera" na błędny NIP, a następnie wystawienia zupełnie nowej, poprawnej faktury. Nasz kreator automatyzuje ten proces, wykonując obie te czynności za Państwa po wprowadzeniu prawidłowych danych. To ogromna oszczędność czasu i minimalizacja ryzyka pomyłki.

W widoku dowolnej faktury (zarówno sprzedażowej, jak i kosztowej) w naszej aplikacji webowej, znajdą Państwo sekcję "Załączniki". Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki (umowy, protokoły, zdjęcia, kosztorysy), aby zostały one bezpiecznie zapisane i trwale powiązane z danym dokumentem KSeF.

Funkcja ta nabiera szczególnego znaczenia przy komunikacji z klientami. Generując wizualizację faktury sprzedażowej, mogą Państwo jednym kliknięciem dołączyć do niej wszystkie powiązane pliki z Cyfrowej Teczki. Nasz system moze wysłać na Państwa życzenie wówczas do kontrahenta jedną, profesjonalną wiadomość e-mail, zawierającą zarówno czytelny i zgodny z wytycznymi Ministerstwa PDF faktury, jak i wszystkie niezbędne dokumenty towarzyszące.

Dodatkowo, w treści dokumentu XML wysłanego do KSeF umieszczamy wzmiankę o dostępnych załącznikach, więc kontrahent może samodzielnie i w bezpieczny sposób sam znaleźć przeznaczone dla niego załączniki do dokumentów.

Dzięki Cyfrowej Teczce, Devapo KSeF Integrator staje się czymś więcej niż tylko "przekaźnikiem" do KSeF. Przekształca się w centralny system zapisu dla całej transakcji. To nie jest zwykłe przechowywanie plików – to inteligencja transakcyjna, dająca Państwu pełen obraz i kontekst każdej operacji biznesowej w jednym, bezpiecznym i łatwo przeszukiwalnym miejscu.

Zarządzanie załącznikami jest w pełni dostępne przez API.

Nasze systemy na bieżąco monitorują status dostępności KSeF. W przypadku awarii po stronie Ministerstwa Finansów, Devapo KSeF Integrator automatycznie wstrzymuje wysyłkę, kolejkuje wszystkie przygotowane faktury i ponawia ich wysłanie natychmiast po przywróceniu działania systemu rządowego. Działamy jako Państwa bufor bezpieczeństwa, zapewniając spokój ducha.

Nasz system jest uruchomiony w bezpiecznej infrastrukturze Microsoft Azure na serwerach znajdujących się w Unii Europejskiej, a zarówno sam system jak i nasze proedury jego obsługi są objęte certyfikacją bezpieczeństwa ISO 27001.

Co jednak w przypadku awarii po Państwa stronie – przerwy w dostępie do internetu lub awarii wewnętrznego systemu ERP? Dla takich scenariuszy przewidziano specjalny tryb pracy "offline", który w naszej platformie jest dostępny jako funkcja [Enterprise]. Pozwala on na generowanie faktur i przekazywanie ich klientom nawet w trakcie wewnętrznej awarii. Nasz system jest w pełni przygotowany na import i prawidłowe zaraportowanie do KSeF takich faktur, gdy tylko łączność zostanie przywrócona, zapewniając Państwu najwyższy poziom ciągłości biznesowej.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, ogólnopolska platforma informatyczna Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania i odbierania faktur w ustandaryzowanym formacie elektronicznym, zwanym fakturą ustrukturyzowaną.

Dla Państwa firmy jest to jedna z największych zmian w procesach finansowo-księgowych od lat. KSeF fundamentalnie zmienia sposób obiegu faktur. Zamiast wysyłać dokumenty bezpośrednio do kontrahentów (np. e-mailem w formacie PDF), będą Państwo wysyłać dane faktury do centralnego systemu rządowego. KSeF nada każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy udostępni ją odbiorcy.

Znaczenie KSeF jest dwojakie:

Obowiązek Prawny: Po wejściu w życie przepisów, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla praktycznie wszystkich transakcji między przedsiębiorcami (B2B). Wystawienie faktury poza systemem nie będzie miało mocy prawnej, co może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych i finansowych.

Zmiana Operacyjna: KSeF wymusza dostosowanie wewnętrznych procesów. To już nie tylko kwestia wysyłki dokumentu, ale również aktywnego pobierania faktur kosztowych z systemu rządowego, zarządzania nowymi statusami i numerami KSeF oraz integracji z istniejącymi systemami ERP i księgowymi.

Celem rządu jest uszczelnienie systemu podatkowego poprzez bieżący wgląd w transakcje gospodarcze, co ma ograniczyć oszustwa i poprawić ściągalność podatku VAT. Dla przedsiębiorców jest to wyzwanie, ale również szansa na cyfryzację i automatyzację procesów fakturowania.

To prawda, pierwotne terminy wdrożenia KSeF zostały przesunięte. Jednakże, nowe daty zostały już oficjalnie zatwierdzone ustawą podpisaną przez Prezydenta, co nadaje im charakter ostateczny. Obowiązkowy KSeF będzie wprowadzany etapowo w 2026 roku :

od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.

od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym również dla podmiotów zwolnionych z VAT.

Kluczową kwestią, często pomijaną, jest asymetria tego obowiązku. Nawet jeśli Państwa firma należy do drugiej grupy i obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie ją dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych od Państwa większych dostawców (z pierwszej grupy) powstanie już 1 lutego 2026 r.. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości, musi być technicznie gotowy na obsługę przychodzących e-faktur od samego początku obowiązywania ustawy. Zignorowanie tego faktu może prowadzić do chaosu operacyjnego i problemów z rozliczeniami już od pierwszego dnia.

Ustawodawca przewidział dotkliwe sankcje finansowe za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF. Mają one na celu zapewnienie powszechnego stosowania systemu. Kary mogą zostać nałożone przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji, a ich wysokość zależy od rodzaju przewinienia :

W przypadku niewystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, kara może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze.

Dla faktur bez wykazanego podatku VAT, kara może sięgnąć do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Sankcje dotyczą nie tylko braku wystawienia faktury w systemie, ale również wystawienia jej w niezgodnym formacie w okresie awarii KSeF lub nieterminowego przesłania do systemu faktur wystawionych w trybie awaryjnym.

Warto jednak zaznaczyć, że rząd, rozumiejąc skalę wyzwania, zapowiedział okres przejściowy. Zgodnie z najnowszymi informacjami, kary za błędy i nieścisłości związane z KSeF nie będą nakładane w początkowym okresie, a ich stosowanie ma zostać odroczone (np. do początku 2027 roku). Mimo tego okresu adaptacyjnego, sam obowiązek fakturowania przez KSeF pozostaje w mocy od wskazanych terminów.

Ministerstwo Finansów udostępnia podstawowe, darmowe narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika, które pozwalają na spełnienie minimalnego wymogu ustawowego – czyli ręczne wystawienie lub odebranie pojedynczej faktury w formacie XML.

Devapo KSeF Integrator to rozwiązanie o zupełnie innym celu strategicznym. Nasza platforma nie służy jedynie do "bycia zgodnym z prawem", ale do przekształcenia uciążliwego obowiązku w szansę na realną optymalizację i automatyzację procesów biznesowych w Państwa firmie.

Różnica polega na przejściu od podstawowej zgodności do inteligentnego zarządzania procesem:

Automatyzacja pracy: Nasz system samodzielnie i cyklicznie sprawdza, czy w KSeF pojawiły się nowe faktury kosztowe dla Państwa firmy, pobiera je i informuje o tym odpowiednie osoby. Darmowe narzędzia wymagają, aby robili to Państwo ręcznie.

Inteligencja biznesowa: Integrator potrafi automatycznie kategoryzować faktury kosztowe na podstawie zdefiniowanych przez Państwa reguł (np. przypisując je do odpowiednich działów lub oznaczając jako zaufane), co drastycznie upraszcza dalszy obieg i dekretację. Aplikacja rządowa to jedynie "skrzynka odbiorcza" bez kontekstu.

Zarządzanie kontekstem transakcji: KSeF obsługuje tylko dane fakturowe. Nasza funkcja "Cyfrowej Teczki" pozwala na dołączanie do faktur kluczowych dokumentów towarzyszących (umów, protokołów odbioru, zamówień), tworząc kompletny, audytowalny zapis całej transakcji w jednym miejscu.

Prewencja błędów: Przed wysłaniem faktury sprzedażowej do KSeF, nasz system dokonuje jej walidacji, informując o ewentualnych błędach. Pozwala to na ich poprawienie przed wysyłką, unikając odrzucenia przez system rządowy i opóźnień.

Skalowalność i integracja: Oferujemy potężne narzędzia do masowego przetwarzania faktur oraz w pełni udokumentowane REST API, które pozwala na głęboką integrację z Państwa systemami ERP/FK. Dla najbardziej złożonych środowisk oferujemy dedykowane rozwiązanie wdrożeniowe Devapo Proxy.

Podsumowując, darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów można porównać do publicznej skrzynki pocztowej. Devapo KSeF Integrator to inteligentny, zautomatyzowany dział pocztowy, który nie tylko odbiera i wysyła korespondencję, ale także ją sortuje, kategoryzuje, wzbogaca o kontekst i dostarcza we właściwe miejsce, w odpowiednim czasie i formacie.

Nasze plany w modelu SaaS zostały zaprojektowane tak, aby odpowiadać na różne potrzeby i skalę działalności – od podstawowej zgodności z przepisami po zaawansowaną automatyzację i analitykę. Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice funkcjonalne między planami.

W skrócie:

Plan Standard jest idealny dla firm, które potrzebują niezawodnego i prostego narzędzia do spełnienia podstawowych obowiązków KSeF.

Plan Pro jest skierowany do organizacji, które chcą zautomatyzować procesy, zarządzają większą liczbą dokumentów i potrzebują rozwiązać problem braku załączników w KSeF.

Plan Enterprise to kompleksowe rozwiązanie dla najbardziej wymagających klientów, którzy oczekują maksymalnej kontroli, zaawansowanej analityki biznesowej i najwyższego poziomu ciągłości działania.

Wybór między modelem SaaS (Software-as-a-Service) a Self-hosted (licencja na własną infrastrukturę) to strategiczna decyzja, która wykracza poza prostą analizę funkcjonalności. Oba modele oferują ten sam, najwyższy pakiet możliwości (odpowiednik planu Enterprise), ale różnią się fundamentalnie pod względem finansowym, operacyjnym i wymagań dotyczących bezpieczeństwa.

Poniżej przedstawiamy kluczowe kryteria, które pomogą Państwu podjąć właściwą decyzję:

Wybierz model SaaS, jeśli:

Model finansowy: Preferują Państwo przewidywalne, miesięczne koszty operacyjne (OpEx) zamiast dużej inwestycji początkowej. Pozwala to na łatwiejsze budżetowanie i unikanie wydatków kapitałowych (CapEx).

Infrastruktura IT: Chcą Państwo uniknąć kosztów i złożoności związanych z zakupem, konfiguracją i utrzymaniem własnej infrastruktury serwerowej. My bierzemy na siebie całą odpowiedzialność za działanie, skalowalność i niezawodność platformy.

Polityka bezpieczeństwa: Państwa polityka bezpieczeństwa akceptuje i ufa sprawdzonym rozwiązaniom chmurowym. Nasza usługa działa w bezpiecznej infrastrukturze Microsoft Azure na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i jest objęta certyfikacją ISO 27001.

Wybierz model Self-hosted, jeśli:

Model finansowy: Państwa strategia finansowa faworyzuje jednorazowe wydatki inwestycyjne (CapEx), które są amortyzowane w czasie, a nie stałe koszty operacyjne. Model ten obejmuje jednorazową opłatę licencyjną na pierwszy rok oraz roczną opłatę za utrzymanie i wsparcie w kolejnych latach.

Infrastruktura IT: Posiadają Państwo własne centrum danych oraz zespół IT zdolny do zarządzania i utrzymania aplikacji na Państwa serwerach. Daje to pełną kontrolę nad środowiskiem operacyjnym.

Polityka bezpieczeństwa: Wewnętrzne regulacje lub polityka korporacyjna wymagają, aby wszystkie dane, w tym dane fakturowe, były przechowywane wyłącznie w ramach Państwa własnej, fizycznej infrastruktury.

Podsumowując, SaaS to model oparty na usłudze i delegowaniu odpowiedzialności, idealny dla firm ceniących elastyczność i prostotę. Self-hosted to model oparty na produkcie i pełnej kontroli, przeznaczony dla organizacji o specyficznych wymogach regulacyjnych i zaawansowanych możliwościach IT.

Bezpieczeństwo i poufność danych naszych klientów to dla nas absolutny priorytet. Nasze podejście opiera się na dwóch filarach: zaawansowanej technologii i certyfikowanych procedurach.

Technologia: Nasza platforma jest zbudowana i utrzymywana w bezpiecznej infrastrukturze chmurowej Microsoft Azure, na serwerach zlokalizowanych fizycznie na terenie Unii Europejskiej. Gwarantuje to najwyższy poziom fizycznego i cyfrowego bezpieczeństwa, redundancję oraz skalowalność.

Procedury i Certyfikacja: Nasz System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (ISMS) jest zgodny z międzynarodową normą ISO/IEC 27001, co zostało potwierdzone niezależnym audytem i certyfikatem. Certyfikacja ta nie jest jednorazowym wydarzeniem, lecz dowodem na istnienie w naszej organizacji kompleksowego systemu, który obejmuje ciągłą analizę ryzyka, wdrażanie odpowiednich zabezpieczeń (technicznych, proceduralnych i ludzkich) oraz regularne audyty. Dla Państwa jest to zewnętrzna gwarancja, że Państwa dane finansowe są chronione zgodnie z najlepszymi światowymi standardami.

Zaprojektowaliśmy naszą platformę z myślą o maksymalnej niezawodności i odporności na awarie, zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne.

Awaria po stronie KSeF: Nasze systemy na bieżąco monitorują status dostępności platformy rządowej. W przypadku wykrycia awarii po stronie Ministerstwa Finansów, Devapo KSeF Integrator automatycznie wstrzymuje wysyłkę faktur. Wszystkie przygotowane przez Państwa dokumenty są bezpiecznie kolejkowane w naszym systemie. Gdy tylko KSeF wznowi działanie, platforma automatycznie ponowi wysyłkę wszystkich oczekujących faktur. Działamy w tym scenariuszu jako Państwa "bufor bezpieczeństwa", chroniąc Państwa przed utratą danych i zapewniając ciągłość pracy.

Awaria po stronie Devapo: Nasza infrastruktura oparta na Microsoft Azure jest zaprojektowana z myślą o wysokiej dostępności (High Availability) i odporności na awarie. Posiadamy procedury odtwarzania po awarii (Disaster Recovery) oraz regularnie tworzymy kopie zapasowe danych, co jest częścią naszych zobowiązań w ramach certyfikacji ISO 27001.

Efektywne zarządzanie uprawnieniami jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych finansowych i zapobiegania błędom lub nadużyciom. Nasz system oferuje elastyczny i granularny model zarządzania dostępem, oparty na najlepszych praktykach branżowych.

Wykorzystujemy mechanizm kontroli dostępu opartej na rolach (Role-Based Access Control, RBAC). Pozwala to na zdefiniowanie w Państwa organizacji różnych ról użytkowników (np. "Księgowy", "Sprzedawca", "Dyrektor Finansowy", "Audytor") i przypisanie każdej z nich precyzyjnego zestawu uprawnień.

Przykładowe uprawnienia, które można nadawać lub odbierać, to:

Podgląd faktur sprzedażowych/kosztowych.

Wystawianie i wysyłanie faktur sprzedażowych.

Zarządzanie regułami kategoryzacji.

Dostęp do modułu analitycznego.

Zarządzanie użytkownikami i ich rolami.

Taki model pozwala na wdrożenie fundamentalnej zasady najmniejszego przywileju (Principle of Least Privilege), która stanowi, że każdy użytkownik powinien mieć dostęp tylko do tych danych i funkcji, które są absolutnie niezbędne do wykonywania jego obowiązków służbowych. Jest to krytyczna kontrola wewnętrzna, która chroni Państwa firmę i zapewnia pełną rozliczalność działań w systemie.

To bardzo ważne i uzasadnione pytanie. Obawa przed "uwiązaniem" do jednego dostawcy (vendor lock-in) jest jedną z głównych barier przy wdrażaniu nowych systemów SaaS. Naszą filozofią jest budowanie relacji z klientami w oparciu o wartość naszej usługi, a nie poprzez tworzenie sztucznych barier utrudniających jej opuszczenie.

Zapewniamy pełną przenoszalność (data portability) Państwa danych:

Dostęp przez API: Wszystkie Państwa kluczowe dane – w tym oryginalne pliki XML faktur, oficjalne dokumenty UPO, a także wszelkie pliki przechowywane w "Cyfrowej Teczce" – są w pełni dostępne i możliwe do pobrania za pośrednictwem naszego kompleksowego REST API.

Otwarte standardy: Celowo opieramy nasze kluczowe funkcjonalności na otwartych, międzynarodowych standardach (jak REST API czy DMN dla reguł), a nie na zamkniętych, autorskich technologiach. Zapewnia to interoperacyjność i ułatwia ewentualną migrację.

Brak ukrytych opłat: Nie stosujemy żadnych dodatkowych opłat za eksport Państwa danych z naszej platformy. Mają Państwo pełną kontrolę nad swoimi danymi i mogą je przenieść w dowolnym momencie, jeśli Państwa potrzeby biznesowe ulegną zmianie.

Wierzymy, że najlepszym sposobem na utrzymanie klienta jest dostarczanie doskonałego produktu i wsparcia, a nie utrudnianie mu odejścia.

Celowo zdecydowaliśmy, aby proces wdrożeniowy odbywał się przy asyście naszego zespołu. Nie jest to ograniczenie, lecz świadoma decyzja, którą postrzegamy jako usługę "white-glove". Gwarantuje ona Państwu komfort, pewność poprawnej konfiguracji i płynny start, co jest kluczowe w przypadku tak krytycznego systemu.

Standardowy proces wdrożeniowy wygląda następująco:

Podpisanie umowy: Ustalamy warunki współpracy dopasowane do Państwa potrzeb i wybranego planu.

Przekazanie danych: Prosimy Państwa o listę użytkowników, którzy mają mieć dostęp do aplikacji, oraz o bezpieczne przekazanie nam tokenu (lub tokenów) autoryzacyjnego KSeF. Jest to klucz, który pozwala nam na bezpieczną komunikację z systemem rządowym w Państwa imieniu.

Spotkanie wdrożeniowe online: Umawiamy się na krótkie (zazwyczaj ok. 1-2 godzinne) spotkanie online. W jego trakcie nasz specjalista ds. wdrożeń wspólnie z Państwem konfiguruje dostęp, wprowadza Państwa w kluczowe funkcje narzędzia, odpowiada na pytania i upewnia się, że wszystko działa poprawnie od samego początku.

Dzięki takiemu podejściu eliminujemy ryzyko błędów konfiguracyjnych i zapewniamy, że Państwa zespół jest gotowy do pracy z systemem od pierwszego dnia.

Zapewniamy wsparcie na kilku poziomach, w zależności od Państwa potrzeb i wybranego modelu współpracy:

Standardowe wsparcie techniczne: Jest ono zawarte w ramach opłaty abonamentowej dla wszystkich planów SaaS. Obejmuje pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z działaniem naszej platformy, zgłaszanie ewentualnych błędów oraz udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące funkcjonalności systemu. Kontakt odbywa się za pośrednictwem dedykowanego systemu ticketowego lub e-maila.

Wsparcie i utrzymanie (model Self-hosted): W przypadku licencji na własną infrastrukturę, oferujemy roczną umowę wsparcia i utrzymania. Obejmuje ona dostęp do wszystkich nowych wersji i aktualizacji oprogramowania (w tym aktualizacji związanych ze zmianami w KSeF) oraz standardowe wsparcie techniczne. Koszt tej usługi to 20% sumy opłat licencyjnych za pierwszy rok.

Dodatkowe wsparcie (płatne): Dla wszystkich klientów dostępne jest również dodatkowe, płatne wsparcie rozliczane godzinowo (250 PLN/h). Obejmuje ono usługi wykraczające poza standardową pomoc, takie jak dedykowane sesje szkoleniowe, pomoc w konfiguracji złożonych reguł biznesowych czy konsultacje w zakresie integracji przez API.

Choć Devapo KSeF Integrator nie jest narzędziem do komunikacji w czasie rzeczywistym, jak np. Microsoft Teams, jego architektura i funkcje zostały zaprojektowane tak, aby naturalnie wspierać i usprawniać współpracę między różnymi działami w kontekście procesów fakturowych.

System staje się jednym, centralnym źródłem prawdy (single source of truth) dla wszystkich dokumentów i danych związanych z KSeF. Eliminuje to chaos, nieporozumienia i problemy z wersjonowaniem, które powstają przy przesyłaniu faktur e-mailem.

Oto kilka praktycznych przykładów, jak Integrator usprawnia współpracę:

Obieg faktur kosztowych: Gdy do systemu trafia nowa faktura kosztowa za usługi marketingowe, można skonfigurować automatyczne powiadomienie, które trafi bezpośrednio do menedżera marketingu. Może on zweryfikować fakturę i oznaczyć ją w systemie jako "zaakceptowaną", zanim jeszcze dokument trafi do działu księgowości, co znacznie przyspiesza cały proces.

Kontekst dla faktur sprzedażowych: Dział sprzedaży, wystawiając fakturę dla klienta, może za pomocą funkcji "Cyfrowej Teczki" dołączyć do niej podpisaną umowę lub zamówienie. Dzięki temu dział finansowy, widząc tę fakturę w systemie, ma natychmiastowy dostęp do pełnego kontekstu transakcji, bez potrzeby dopytywania i szukania dokumentów w innych systemach.

Rozwiązywanie sporów: W przypadku wątpliwości dotyczących faktury, wszyscy uprawnieni użytkownicy (np. z działu zakupów i księgowości) patrzą na ten sam dokument i te same dane w jednym systemie, co ułatwia komunikację i szybkie wyjaśnienie sprawy.

W ten sposób nasza platforma przełamuje silosy informacyjne między działami, tworząc transparentny, spójny i w pełni audytowalny obieg dokumentów finansowych.